Что такое Bookkeeping?

Все финансовые отчеты и налоговые декларации построены на основе bookkeeping - запись финансовых операций бизнеса в учетной программе. Ведение books and records это требование закона в США. Каждый бизнес независимо от формы организации должен это делать.

Операции записываются проводками по методу двойной записи и хранятся в реестрах (Ledger), иначе говоря books. Отсюда и название bookkeeping - хранение книг (реестров).⠀

Например, если вы собственник компании, открытой в США, вам важно вовремя производить платежи поставщикам, выписывать инвойсы покупателям, отчитываться перед налоговой (IRS) ну и конечно же понимать рентабельность бизнеса и строить бюджет. Ведение бизнеса без бухгалтерского учета - это как в слепую вести автомобиль.

Некоторые собственники бизнеса ведут операционный бухучет самостоятельно (DIY - do it yourself), так как для этого не нужно иметь высшего экономического образования, но важно знать принципы бухгалтерского учета и следовать им.

По результатам финансового года собственник обязан подать налоговую декларацию (file taxes) самостоятельно или обратиться за помощью к лицензированным специалистам.

Bookkeeper не имеет права сдавать отчетность, он может только подготовить её. Следовательно, лицензированный бухгалтер (CPA - Certified Public Accountant) на основе сформированных бухгалтерских данных формирует и подает декларацию в налоговую.

Конечно, многие собственники бизнеса делегируют обязанности ведения бухгалтерского и налогового учета профессионалам (In-house professional), нанимая в компанию в штат (full-time) или частично занятых (part-time) или удаленно на контракт (freelancer).

Какие обязанности должен выполнять bookkeeper?

Давайте разберемся:

- ведение ежедневных операций (daily data-entry) с помощью базы данных (например QuickBooks), посредством метода двойной записи по бухгалтерским счетам и формируют реестры (ledger). ⠀⠀

- выполнение кассовых и банковских операций и сверок по итогу месяца (bank reconciliation);⠀

- выставление счетов на оплату покупателям (invoices);⠀⠀

- оплата счетов контрагентам (bills); ⠀⠀

- управление КТ/ДТ задолженностью (A/R and A/P);
⠀
- сведение бухгалтерских счетов, проверка записей и корректировка несоответствий, закрытие периода (clean up and close the books); ⠀⠀

- ведение деловой переписки с покупателями (customers), поставщиками (vendor, suppliers), банком, налоговой и прочими контрагентами;

- подготовка ежемесячных, ежеквартальных управленческих/финансовых отчетов;

- составление бюджета и планирования расходов (budgeting and forecasting);

- расчет заработной платы (payroll), может быть включено страхование, расчет и удержание налогов, выплаты сотрудникам → аутсорсинг (payroll department) или самостоятельно в малых организациях;

- подготовка налоговой декларации File tax returns → подает самостоятельно собственник или с помощью аутсорсинга (CPA, EA - enrolled agent).

Важно понимать:

ответственность за подачу налоговой декларации лежит на собственнике бизнеса. Он может вести учет самостоятельно (DIY) или обратиться за услугой к CPA, или enrolled agent (тогда помимо подписи собственника будет подпись ответственного специалиста и ответственность уже можно разделить).

Bookkeeper может только подготовить отчет, но подпись ставит собственник и ответственность на нем (для малого бизнеса или самозанятого).